Algemene Voorwaarden & Deelnameverklaring Motoractivity

Deze algemene voorwaarden en vrijwarings- en deelnameverklaring zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en activiteiten van Vesolco BV, 3950 Bocholt, Dorperheideweg 42 en/of Sifp vzw, 3950 Bocholt, Dorperheideweg 42 B2, hierna: "Motoractivity".

ALGEMENE VOORWAARDEN

Definities

Boeker: de partij die een activiteit of evenement bij Motoractivity reserveert, boekt of Motoractivity hiervoor inhuurt. Dit kan de deelnemer zelf zijn, een opdrachtgever of verantwoordelijke die boekt namens derden, een organisatiebureau, of een onderneming, vereniging of andere organisatie die Motoractivity inhuurt voor een bedrijfsevenement, teambuilding of andere gelegenheid.
Deelnemer: iedere persoon die bij een activiteit van Motoractivity optreedt als bestuurder/rijder of als passagier.
Toeschouwer: iedere toeschouwer, begeleider, chauffeur of andere aanwezige op of rond het terrein van of gebruikt door Motoractivity, die zelf niet als Deelnemer optreedt.
Betrokkene(n): Deelnemers en Toeschouwers samen, ongeacht of zij zelf de Boeker zijn of via een Boeker worden aangemeld.

Deze algemene voorwaarden en vrijwarings- en deelnameverklaring gelden voor de Boeker en voor alle Betrokkenen bij een activiteit van Motoractivity, ongeacht in welke hoedanigheid zij optreden of door wie de activiteit werd geboekt.

Indien de Boeker niet zelf de enige Betrokkene is, verklaart en garandeert de Boeker dat hij daartoe gemachtigd is, dat hij optreedt als lasthebber van en voor rekening van de overige Betrokkenen, en dat hij deze algemene voorwaarden en de vrijwarings- en deelnameverklaring voorafgaand aan de activiteit aan hen heeft meegedeeld en door hen heeft laten aanvaarden. De Boeker vrijwaart Motoractivity volledig voor elke aanspraak, vordering of schadeclaim die deze Betrokkenen niettemin tegen Motoractivity zouden instellen.

Wanneer de Boeker Motoractivity boekt of inhuurt voor een evenement, bedrijfsuitje, teambuilding of soortgelijke gelegenheid, is hij verplicht om voorafgaand zelf een passende evenementen- en/of burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten die zijn Betrokkenen dekt voor lichamelijk letsel, overlijden en materiële schade. Het ontbreken van een dergelijke verzekering doet geen afbreuk aan de in deze algemene voorwaarden bepaalde uitsluiting van aansprakelijkheid van Motoractivity, noch aan de vrijwaringsverplichting van de Boeker.

1. Privacyverklaring en Gegevensverwerking (GDPR)

Gegevens: Wij verwerken identificatiegegevens naam, adres, contact, geboortedatum, geslacht, taal, functie, rijbewijs-/paspoortgegevens en de gezondheidstoestand, evenals bedrijfsgegevens van professionals.
Verrijking van gegevens en externe bronnen: Om onze dienstverlening te optimaliseren en uw gegevens actueel te houden, kunnen wij informatie over u verwerken die afkomstig is uit externe bronnen. Dit omvat gegevens verkregen via de verzilvering van waardebonnen of cadeaubonnen, evenals informatie van gespecialiseerde partners die zich richten op de commercialisatie van persoonsgegevens. Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt om uw klantendossier up-to-date te houden of om u te voorzien van gepersonaliseerde aanbiedingen en reclame die aansluiten bij uw interesses.
Doeleinden: Gegevens worden gebruikt voor offerteaanvragen, contractuitvoering, klantenbeheer, nieuwsbrieven, marketingactiviteiten en naleving van wettelijke (fiscale) verplichtingen.
Camerabeelden: Foto- en video-opnames op de terreinen of tijdens activiteiten kunnen worden gebruikt voor bewaking, veiligheid, onderzoek, opleiding en publiciteit. Indien u niet wenst dat beelden voor publicitaire doeleinden worden gebruikt, dient u dit voorafgaand aan het event of onmiddellijk ter plaatse kenbaar te maken.
Bewaring & Rechten: Gegevens worden bewaard gedurende de wettelijke termijn plus 25 jaar. U heeft recht op inzage, correctie, wissing ("recht om vergeten te worden"), overdraagbaarheid en beperking van verwerking. Verzoeken dienen schriftelijk met identiteitsbewijs gericht te worden aan: bovenstaande verantwoordelijke.
Derden: Uw persoonsgegevens kunnen in de volgende specifieke gevallen aan derden worden verstrekt:
Onderaannemers en Verwerkers: Wij kunnen beroep doen op externe dienstverleners (zoals callcenters, marketingbureaus, ICT- en cloudproviders) om namens ons taken uit te voeren. Deze partijen hebben enkel toegang tot de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor hun opdracht en mogen deze uitsluitend gebruiken volgens onze uitdrukkelijke instructies.
Operationele Partners: Gegevens kunnen worden gedeeld met samenwerkende partijen (bijv. bij combinatie-activiteiten), uitvoerend personeel, vrijwilligers of verenigingen om de reservering en uitvoering van de activiteit te faciliteren.
Commerciële Partners: Uw gegevens kunnen worden gedeeld met onze commerciële partners, zodat zij u gepersonaliseerde aanbiedingen kunnen sturen, eventueel afgestemd op uw marketingprofiel.
Wettelijke Verplichtingen: Indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, worden gegevens verstrekt aan de bevoegde overheidsinstanties of juridische instellingen.
Geografische Beperking: Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan partijen of bestemmelingen buiten de Europese Unie..
Beveiliging: Wij hanteren strikte veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen en uw privacy maximaal te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of misbruik.

2. Boekingen, Betaling en Annulering

Definitieve Boeking: Een order is definitief na ontvangst van de ondertekende schriftelijke of elektronische bevestiging door de opdrachtgever.
Toepasbaarheid: Op alle overeenkomsten, reservaties of boekingen zijn deze algemene voorwaarden onverkort van toepassing, ongeacht wie optreedt als Boeker.
Betaling: De betaling dient te geschieden vóór het event of aan de vertegenwoordiger van Motoractivity ter plaatse, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Indien een factuur gewenst is, dienen de gegevens vóór het event per e-mail te worden bezorgd.
Aantal Deelnemers: Wijzigingen in het aantal deelnemers kunnen kosteloos tot 5 dagen voor het event worden doorgegeven.
Tegoedbonnen: Bij wijzigingen tussen 5 dagen en 24 uur voor aanvang kan op aanvraag een tegoedbon worden verstrekt voor de afwezige deelnemers. Deze bonnen zijn 1 jaar geldig en niet inruilbaar voor contanten.
No-show: Bij annulering of afwezigheid op de dag zelf vindt geen terugbetaling plaats en wordt geen tegoedbon verstrekt.
Catering: Reeds bestelde of voorziene consumpties (eten/drinken) worden onder geen beding terugbetaald.
Algemene Annulering: Annulering van het volledige event is mogelijk tot 10 dagen voor aanvang. Bij annulering binnen 10 dagen worden alle reeds gemaakte kosten volledig doorberekend aan de opdrachtgever.

3. Algemene Veiligheid en Aansprakelijkheid

Toelating: Deelnemers zijn minimaal 6 jaar (50cc) of 12 jaar (90cc).
Informatieplicht: De opdrachtgever is verplicht bij totstandkoming van de overeenkomst alle persoonlijke omstandigheden (medisch en conditioneel) van zichzelf en deelnemers te melden die van invloed kunnen zijn op het verloop van de activiteit.
Voor minderjarige deelnemers dient de opdrachtgever te beschikken over de uitdrukkelijke toestemming van de ouders of voogd. De opdrachtgever is tevens verantwoordelijk voor het tijdig en correct communiceren van deze algemene voorwaarden aan alle Betrokkenen.
Aansprakelijkheid: Motoractivity, haar aangestelden, medewerkers en vrijwilligers zijn niet aansprakelijk voor enig lichamelijk letsel, overlijden, materiële schade of andere schade, van welke aard ook, die zich voordoet naar aanleiding van, tijdens of in verband met een activiteit of evenement van Motoractivity, en dit ongeacht of de getroffene een Deelnemer of Toeschouwer is en ongeacht wie de Boeker was. Elke Betrokkene aanvaardt door zijn deelname of aanwezigheid dat hij zich op eigen risico bevindt en doet, voor zover wettelijk toegelaten, uitdrukkelijk afstand van elk recht om Motoractivity aansprakelijk te stellen voor een ongeval of schadegeval. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt onverkort ten aanzien van de Boeker en alle Betrokkenen, voor zover een uitsluiting van aansprakelijkheid rechtsgeldig kan worden overeengekomen. Niets in deze bepaling doet afbreuk aan de aansprakelijkheid van Motoractivity voor opzet of grove fout in haar eigen hoofde, noch aan dwingende bepalingen van Belgisch consumentenrecht die niet bij overeenkomst kunnen worden uitgesloten.
Toeschouwers: Toegang tot het terrein van of gebruikt door Motoractivity door Toeschouwers gebeurt eveneens op eigen risico en is onderworpen aan deze algemene voorwaarden en de vrijwarings- en deelnameverklaring. De Boeker is verantwoordelijk voor het voorafgaand informeren van de Toeschouwers over deze bepalingen en staat ervoor in dat zij deze naleven.

4. Cadeaubonnen

Gebreken: Beschadigde of incomplete bonnen moeten binnen 7 dagen gemeld worden.
Terugbetaling: Enkel mogelijk binnen 7 dagen na bestelling indien ongebruikt en niet geregistreerd. Hierbij worden administratie- en transactiekosten ingehouden minimaal 5,- euro als de cadeaubon waarde onder de 150,- euro (dit is een administratieve kost voor het verzenden, behandelen en betalingstransactie-kosten). Als de waarde van de cadeaubon boven de 150,- euro is komt er per 100,- euro een kost bij van 2,- euro (dit zijn de betalingstransactie-kosten).
Overdracht: Resterende waarde van deels gebruikte bonnen kan na overleg worden overgedragen aan derden.

VRIJWARINGS- EN DEELNAMEVERKLARING

Ik, ondergetekende, verklaar en aanvaard het volgende:

dergetekende, verklaar en aanvaard het volgende, zowel voor mezelf als – indien ik optreed als Boeker namens derden – namens en voor rekening van alle Betrokkenen die via mij, mijn onderneming of organisatie worden aangemeld:

Eigen Risico: Ik neem vrijwillig deel aan het evenement op het terrein van of beschikbaar voor Motoractivity, als Deelnemer of als Toeschouwer. Ik begrijp dat dit risico's met zich meebrengt, waaronder lichamelijk letsel of schade aan mezelf of derden. Deelname of aanwezigheid gebeurt volledig op eigen verantwoordelijkheid.
Afstand van Aansprakelijkheid: Ik doe uitdrukkelijk afstand van elk recht om Motoractivity, hun medewerkers of vrijwilligers aansprakelijk te stellen voor schade, letsel overlijden of verlies, ongeacht of ik hierbij optrad als Deelnemer of Toeschouwer, en ongeacht wie de Boeker was. Motoractivity kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade aan personen en/of goederen als gevolg van deelname aan of aanwezigheid bij door haar georganiseerde activiteiten.
Optreden namens Derden: Indien ik optreed als Boeker namens derden, verklaar ik dat ik daartoe gemachtigd ben, dat ik de overige Betrokkenen voorafgaand op de hoogte heb gebracht van deze algemene voorwaarden en deze vrijwarings- en deelnameverklaring, en dat zij hiermee hebben ingestemd. Ik vrijwaar Motoractivity voor elke aanspraak die deze Betrokkenen niettemin tegen Motoractivity zouden instellen naar aanleiding van een ongeval, letsel of schade
Bewustwording: Ik ben me ervan bewust dat de activiteiten grote inspanning kunnen vergen, risico's aan verbonden zijn en dat ik quad- en buggyrijden moet aanleren en niet vanzelfsprekend is. Ik begrijp dat quads geen speelgoed zijn.
Gezondheid: Ik verklaar lichamelijk en geestelijk gezond te zijn en in staat te zijn om de lichamelijke en geestelijke inspanningen ten gevolge van de activiteiten die Motoractivity organiseert aan te kunnen. Ik zal relevante medische/conditionele bijzonderheden vooraf melden voor zover deze van invloed kunnen zijn op een goed verloop van het arrangement of de activiteit. Deze verplichting geldt met name voor alle relevante medische en conditionele bijzonderheden. Gebruik van alcohol, drugs of medicijnen die het rijgedrag beïnvloeden is verboden.
Veiligheidsregels: Ik verplicht mij tot:
- Het dragen van een gesloten helm.
- Het volgen van de briefing en uitleg voor vertrek (rijden zonder briefing is verboden).
- Het NIET vervoeren van passagiers, met uitzondering van de buggy’s.
- Rijden met respect voor materiaal en andere deelnemers.
- Indien ik mij hier niet aan houd, aanvaard ik de gevolgen hiervan en ben ik zelf verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen en/of schade.
Voertuigbeheersing: Voertuigen hebben remmen op het stuur en een rode noodknop. Indien ik niet durf of kan rijden, stop ik het voertuig direct via de rode knop en verlaat ik de piste. Ik aanvaard de gevolgen en verantwoordelijkheid bij ongevallen als ik mij niet aan de regels houd.
Ik begrijp dat beschikbare voertuigen geen speelgoed zijn en oefening vragen.
Rijbewijs: Voor rijden op de openbare weg beschik ik over een geldig rijbewijs B. Het ontbreken hiervan meld ik direct aan de organisator.
Schade & Beeldmateriaal: Eventuele schade aan materiaal (door misbruik of niet in acht nemen van instructie of regels) of eventuele schade aan derden door mij veroorzaakt komt volledig voor mijn rekening. Ik geef toestemming voor het maken van foto's/video's waarop ik zichtbaar ben voor publicitaire of educatieve doeleinden.

Ondertekend en goedgekeurd:

Door ondertekening of de aanduiding van de “checkbox” bevestig ik dat ik deze verklaring naar waarheid heb gelezen, begrepen en aanvaard. Zowel voor mezelf als, in voorkomend geval, namens alle Betrokkenen die ik als Boeker heb aangemeld.